La pluja d’idees és una tècnica de treball en equip enfocada a potenciar la creativitat i la innovació. El seu objectiu és generar un enfocament nou, diferent, per solucionar un problema o afrontar un projecte. El resultat d’aquest tipus de sessions és una llista d’idees aportades espontàniament pels membres del grup per generar una línia de pensament alternativa. Però, com aconseguir que s’aportin idees realment suggerents, noves, creatives, útils, potencialment aplicables?; idees que generin alguna alternativa viable o pla d’acció?
En aquest post veurem com pots organitzar i liderar sessions de grup efectives per a un millor resultat creatiu. No oblidis que es tracta d’una tècnica. Divertida, sí, però una tècnica amb una metodologia i un objectiu. El brainstorming és un dels mètodes de generació d’idees més comunes i, en canvi, és molt habitual que no produeixi els resultats esperats. Vegem com aconseguir que sigui realment útil per a la teva organització i no es converteixi en una pèrdua de temps.
La creativitat
La creativitat t’empeny a enfocar un problema des de tots els angles possibles, en lloc d’atacar-únicament des d’un enfocament lògic lineal. T’ajuda a arribar a una comprensió més profunda de les coses, a veure-les de manera més positiva, a relativitzar i a gestionar millor la incertesa.
Tothom té l’habilitat de ser més creatiu. Hi ha persones que pensen que no són creatives, però no és cert. La seva ment està generant idees constantment. Resolent problemes com: quin és el millor camí per anar a un lloc determinat, la millor roba per a les previsions meteorològiques d’avui … Tothom té la capacitat d’incrementar i entrenar les seves habilitats creatives, i aplicar-les a més àmbits de la seva vida i de la seva feina. És un tema d’actitud.
I n’hi ha molt bones raons per potenciar les habilitats creatives del teu equip mitjançant sessions de pluja d’idees i altres metodologies. A part de generar un cabal d’aportacions per la teva entitat, fa que les persones se sentin més escoltades i implicades en l’organització. Trenca la seva rutina. Fa que se sentin millor i que siguin més positives davant els reptes i els problemes.
A més, la creativitat no només s’aplica a les campanyes de fundraising o la comunicació. Es pot aplicar a qualsevol àmbit de la teva entitat, des de l’organització de l’espai de treball fins a la gestió dels voluntaris. Vegem com.
Treball en equip
La capacitat d’innovació d’una organització es troba en les persones que en formen part. La creativitat és un treball en equip i podràs obtenir millors idees si t’envoltes de persones que contribueixin a això. Per això, el primer pas, i el més crític, per tenir èxit en la teva sessió de pluja d’idees és triar als participants.
Quan configuris el grup creatiu, assegurat que és un equip divers, persones de diferents perfils. La interacció amb la diversitat ajuda a les persones a generar més possibilitats. Per tant, has de crear un grup divers des de 3 punts de vista: funció dins de l’organització, gènere i cultura. Que procedeixin de diferents departaments, i disposin de diferents habilitats i coneixements, ens ajudarà no només a produir més idees sinó també a poder avaluar-les millor. La diversitat cultural serà més complicada d’aconseguir, però en la mesura del possible, és molt interessant comptar amb persones amb diferents backgrounds culturals. I pel que fa al gènere, la diversitat ens proporcionarà una gamma de matisos i perspectives molt més rica que la que ens pugui oferir un grup de només dones o només homes. Si el tema ho permet, convidar a un extern o col·laborador, pot contribuir a aconseguir la composició adequada.
Perquè la sessió sigui funcional, crea un grup de no més de 12 persones. I assegura’t que estan realment motivades per participar-hi. En cap cas pot ser una obligació. I, d’altra banda, han d’entendre la importància del tema i comprometre amb responsabilitat.
A més, assegura’t que tenen un coneixement adequat sobre el tema. No podran fer aportacions rellevants si no saben res sobre això. I, finalment, estableix algun tipus de recompensa. No ha de ser cap benefici laboral i, de fet, és millor quan no es tracta d’una recompensa d’aquest tipus. La millor dinàmica s’estableix quan la recompensa es basa en ajudar i ser ajudat.
Mitjançant la creació d’aquests grups creatius, generaràs nous entorns de treball que trencaran les relacions, organigrama i processos estàndard de l’organització. Això produirà automàticament nous enfocaments, i noves dinàmiques que fomenten la creativitat més enllà de les mateixes sessions de pluja d’idees. Anem a veure els següents passos que has de prendre per organitzar un espectacular taller de generació de bones idees.
Organitzant la sessió
Ja hem respost a la pregunta de qui. La següent pregunta és on. L’entorn ha de ser confortable, tenir llum, i disposar de les eines necessàries per al treball en grup (fonamentalment una pissarra), però no cal ser extremadament creatiu en la recerca de localitzacions exòtiques. Tot i que la intuïció, i la moda, ens diu que una localització diferent predisposa a una actitud creativa, en realitat, els esforços que facis en la localització de les sessions, no tindran un gran impacte en els resultats. Procura que els participants disposin de totes les comoditats necessàries i que puguin centrar-se en el tema de la sessió com més aviat millor. Les millors idees se t’acudeixen a la dutxa però, per sort, no serà necessari recrear exactament el mateix ambient per a la teva sessió de pluja d’idees.
Ara anem a respondre el què. Tots els membres del grup han de rebre una definició clara del problema que s’abordarà abans de la sessió. Idealment, el tema ha de ser simple i reduir a un sol objectiu. Igualment, totes les sessions començaran per l’exposició del tema, antecedents, temps previst, estructura de la sessió i resultats esperats.
És important que treballis sobre l’exposició per fer una bona definició del tema i de l’àmbit d’acció. Com millor descriguis l’àmbit i objectius de la sessió, més útils seran les idees aportades. En una pluja d’idees, tots els participants han de posar damunt de la taula nous conceptes, per molt absurds que semblin. I, així, fomentar noves connexions amb les idees que han compartit altres persones. El normal és que aquesta dinàmica ens porti a altres temes relacionats tangencialment, o diferents del plantejat. Pensa que no són aportacions inútils. La història de la ciència està plena d’exemples de troballes increïbles que s’han produït quan, en realitat, s’estava buscant una altra cosa. No obstant això, encara que l’exploració de temes col·laterals sigui positiva per a la dinàmica general, ha de ser reconduïda si es perd el focus durant molt de temps. Com dinamitzador de la sessió hauràs de controlar el focus i el temps en tot moment.
D’altra banda, l’exposició inicial ha d’establir els límits que afecten el repte, projecte o problema: temps, pressupost, regulació legal, política corporativa, directrius del pla estratègic… No dubtis a l’hora d’establir limitacions. Això farà que els participants focalitzin la seva creativitat en idees que siguin viables, i la potenciïn. Quan ens enfrontem a un procés creatiu tendim a pensar que les limitacions són un obstacle per a generar noves idees. No obstant això, les limitacions són necessàries i incrementen la nostra creativitat. Com més limitacions ens imposin per atacar un tema, major creativitat necessitarem aplicar.
Podem trobar un gran exemple de creativitat en aquesta portada de la revista Time. Elimina el seu logo de la portada per primera vegada en 98 anys. Una cosa impensable. I aconsegueix una increïble repercussió de la marca i missatge.
A partir d’aquí, la sessió de pluja d’idees ha de diferir en el temps l’avaluació, o la crítica, sobre les aportacions dels participants, i potenciar la quantitat. Perquè la sessió tingui èxit és necessari reduir la inhibició social i estimular la producció d’idees. Com més gran sigui el nombre d’idees aportades, majors seran les possibilitats d’associar i combinar aportacions que ens portin a noves formulacions de la solució.
L’etapa d’avaluació de les idees vindrà a posteriori. A la sessió de pluja d’idees hem de concentrar-nos en aportar, i absorbir qualsevol mena d’aportació sense emetre judicis. Concentrats a combinar línies de pensament divergents i generar nous enfocaments.
Però aquesta dinàmica s’ha d’entrenar. No esperis que persones que no estan relacionades amb aquesta tècnica siguin capaços d’interactuar adequadament des del primer moment. Si pots, comença plantejant alguna sessió sobre problemes senzills, enfocada a què tots els participants assimilin la dinàmica. I, després, ataca temes més complicats.
Com a guia de les sessions també has de gestionar les dinàmiques de grup perquè no hi hagi persones que monopolitzin les intervencions, o que intimidi altres persones i limitin l’aportació d’idees. També has de vigilar que no s’estableixin jerarquies, ni es produeixin interferències relacionades amb l’ego dels participants. Has de mantenir l’equip unit en un ambient de confiança i assertivitat, i a tots els seus integrants involucrats.
Ara, centrem-nos en la metodologia per recopilar les idees. Et recomano que divideixis el grup en subgrups de dues o tres persones durant un temps determinat de, per exemple, 15 minuts. Cada subgrup treballarà per separat i recopilarà les idees per escrit. Pots fer que tots treballin sobre el tema general o dividir-lo en subtemes i repartir-lo entre els diferents grups. Cada grup et lliurarà les idees que han generat i tu les posaràs en comú. A partir d’aquí, tots participaran en l’ampliació, combinació d’idees o aportant noves. Quan aquesta segona part de la sessió estigui completada, disposaràs d’un llistat d’idees sobre el qual treballar i podràs convocar una segona sessió d’avaluació.
És important que els subgrups de treball no siguin estables, que canviïn d’una sessió a una altra. I també, que no s’identifiquin les idees amb una persona determinada, ja que els participants se sentiran més o menys predisposats a una aportació en funció de qui l’ha pensat. Intenta evitar aquest biaix.
A més de tot el que s’ha comentat, com a dinamitzador del grup de treball, has d’intentar que tots els integrants prestin atenció a les idees dels altres i no se centrin en les pròpies. Has de motivar els membres, corregir errors i proporcionar un estàndard de treball clar. Combinar enfocaments individuals i grupals. Deixar prou temps perquè les persones puguin pensar les coses detingudament, amb els silencis que siguin necessaris. I gestionar el nivell d’energia del grup, adaptant el temps, els descansos i les diferents activitats en funció de l’estat d’ànim general.
Com avaluar les idees
El cervell és un òrgan misteriós i meravellós capaç de produir les idees més extraordinàries, però també genera moltes idees que no són creatives. Una idea creativa ha de complir tres criteris: ha de ser nova, útil i sorprenent. Nova no vol dir que sigui totalment desconeguda per a l’organització, però sí que sigui nova des de la teva perspectiva. Moltes vegades un nou enfocament d’una vella idea és la típica solució que teníem davant dels nassos. Ha de ser útil i, per tant, ha de poder ser portada a la pràctica i ha de ser beneficiosa en algun aspecte. I ha de ser sorprenent. En el sentit de la petita sorpresa que ens produeix una idea quan ens fa preguntar-nos: per què no se m’havia acudit abans? Una simple, òbvia i brillant solució que immediatament ens sembla una bona idea, una gran idea.
En el procés creatiu, generem un concepte i després ho vam explorar. Relacionem dos temes que no tenen una connexió clara entre ells i els combinem en un nou concepte que de vegades pot semblar-nos totalment absurd. I que, de fet, pot ser-ho. Cent per cent absurd :-). Però quan som capaços de connectar aquest nou concepte amb la solució d’un problema o algun tipus de benefici, bingo!, eureka! Tenim una idea que val la pena explorar i contrastar.
Com escollir les idees amb més potencial? És important que, abans de recopilar les idees, estableixis un criteri objectiu. Amb quatre o cinc aspectes a puntuar seria suficient, no cal que sigui molt complex. Fonamentalment, necessites valorar com encaixa la idea amb la cultura de la teva organització i quin impacte suposa la seva aplicació tant pel que fa a benefici potencial com, per exemple, pel que fa a cost d’aplicació o temps. Recull totes les idees en format estàndard: nom, descripció, beneficis que aporta, target a què va dirigit i riscos. Deixa que tots els membres del grup accedeixin de forma individual a totes les idees formatades i que utilitzin els criteris d’avaluació definits per puntuar les idees de forma anònima. Això t’ajudarà a tancar un llistat curt d’idees finalistes.
Finalment, convoca una nova sessió de posada en comú d’arguments a favor i en contra sobre la llista curta d’idees, per ajudar-te a seleccionar les que es posaran en pràctica.
Ja ho tenim tot a punt per començar
Establir tècniques, processos i sessions per augmentar el nivell de creativitat en la teva organització és una gran idea. La innovació és la constant que fa que les organitzacions s’adaptin als temps i evolucionin o que, per contra, s’estanquin i es perdin en la irrellevància.
El pensament creatiu és un pensament estructurat. Part de models que apliquem de forma sistemàtica cada vegada que ens enfrontem a una nova situació o a la resolució de problemes. Hem d’aprofitar que la nostra ment genera contínuament línies de pensament que exploren alternatives fins que troben alguna que encaixa amb un model, amb una estructura profunda, i que ens porta a un lloc nou, a una solució. El pensament divergent ocorre de manera fluida, genera moltes idees i dibuixa connexions inesperades en la nostra ment. És un tipus de pensament relacionat amb una personalitat inconformista, curiosa, persistent, arriscada. Aprofita aquesta capacitat, i posa a treballar de forma sincronitzada les ments del teu equip de treball. Serà un esforç que, sens dubte, generarà un gran retorn de la inversió.